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lunes, junio 14, 2021

Un buen manejo del tiempo mejora la productividad laboral y el bienestar personal

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Hoy más que nunca un buen manejo del tiempo puede marcar la diferencia entre vivir una vida saludable tanto en lo personal como en lo laboral mejorando la productividad o sufrir estrés que puede traer aparejadas otras consecuencias físicas y psicológicas. Este tema abordan las responsables del curso virtual de Academia Identidad Argentina: Productividad laboral y bienestar personal, la Lic. Jessica Victoria Elliott y la Lic. Priscila Victoria Elliott.

Partimos de algunas preguntas disparadoras ¿Un mal manejo del tiempo produce más estrés? Y aquí nos preguntamos ¿cómo transformamos positivamente el estrés que nos puede producir un mal manejo del tiempo? ¿la solución al estrés es simplemente un buen manejo del tiempo o hay otras soluciones posibles?

«Muchas veces el estrés se produce por una gestión inadecuada del tiempo, que nos sumerge en una vorágine de tareas desorganizadas que nos demandan y ante las cuales no llegamos a responder correctamente. Por ello, una de las estrategias para disminuir el estrés es la organización de la agenda en tareas ordenadas, priorizadas, y esquematizadas», asegura Priscila Victoria Elliott, Licenciada en Psicología por la Universidad Católica de Córdoba y profesora experta de Academia Identidad Argentina.

«Pero las causas del estrés también pueden provenir de otras fuentes (falta de descanso o de desconexión de lo laboral, exceso de trabajo, la percepción de falta de capacidad para las tareas asumidas, bloqueos psicológicos, la incapacidad para delegar, etc), y por ello requerirse otro tipo de estrategias (higiene del sueño, el “bloqueo” en la agenda de espacios de ocio, el desarrollo de actividad física, el pedido de ayuda a otras personas, psicoterapia, mindfulness, técnicas de meditación, etc)», agrega la psicóloga.

«Por ejemplo, en el contexto de pandemia el tener que trabajar con recursos online generó estrés a muchas personas no tan avezadas en el uso de ese tipo de herramientas, y en dicho caso una medida a tomar podría ser la de capacitarse: aprender y adentrarse en el uso de recursos tecnológicos, para así disminuir la respuesta de estrés ante dicha modalidad», indica Jessica Victoria Elliott, Licenciada en Gestión de Recursos Humanos y de Relaciones Públicas e Institucionales de la Universidad Siglo 21 y profesora experta de Academia Identidad Argentina.

Cuántas veces repetimos la frase «no tengo tiempo», ¿qué es el tiempo y cómo se puede optimizar? Si bien tenemos 24 hs objetivamente, ¿hay métodos para hacer ese tiempo más productivo o más rendidor?

El manejo del tiempo: la clave

«En efecto, la queja por “falta de tiempo” es una de las más usuales en el mundo laboral, muchas veces producto de las grandes exigencias que nos imponen en nuestro trabajo o autoimpuestas, pero también muchas otras derivadas de una deficiente gestión del tiempo, a la cual se suma ahora la queja por la dificultad para manejar la superposición de la agenda personal con la laboral», asegura Jessica Victoria Elliott, desde su experiencia en la Gestión de Recursos Humanos.

«Todos somos víctimas de “ladrones de tiempo”, factores que nos roban ese bien preciado, y llevan a que se nos dificulte el cumplimiento de plazos o que estemos a las corridas para llegar a cumplir con nuestras tareas», agregan las expertas de Academia Identidad Argentina.

Algunos de estos ladrones son por ejemplo la costumbre de dejar las tareas para más adelante (procastinar), asumir demasiadas responsabilidades por no saber decir que no o no saber delegar, buscar la perfección en lugar de centrarse en terminar el trabajo, dificultades para limitar interrupciones, reuniones demasiado extensas, distractores (como mails, llamadas, mensajes), abocarnos a tareas que no son relevantes por no saber distinguir lo importante de lo no importante, etc.

Mucha gente busca resolver el desafío del tiempo haciendo las tareas con más rapidez, pero esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre, ya que trabajando bajo presión se cometen más errores y hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar.

Otras personas adoptan como estrategia trabajar más horas, pero cuando se convierte en rutina se generan otros problemas. «Necesitamos lograr una efectiva administración de nuestro tiempo, lograr realizar más eficazmente las tareas obteniendo así el control del momento y del contenido de nuestra actividad, para lo cual hay muchas técnicas que podemos aprender e implementar», resaltan las profesoras expertas del curso Productividad laboral y bienestar personal.

Y en este punto, a raíz de la pandemia y el crecimiento del teletrabajo o el home office, se suma un nuevo componente que pocos saben manejar: la superposición de la agenda personal con la laboral.

“WorkLife Balance” es el concepto nuevo que se utiliza en el mundo de los negocios y de los recursos humanos que hace referencia al deseado balance entre la vida personal y profesional, el estado de equilibrio en el cual la persona logra balancear las demandas de la carrera y las de la vida personal; en este sentido, la flexibilidad del teletrabajo puede facilitar la conciliación de ambos planos, ya que podemos compartir tiempo con nuestros hijos o pareja mientras trabajamos desde la computadora, frenar a comer juntos, dedicarnos a un hobby o disponer un tiempo de descanso en medio de la jornada, por ejemplo.

Sin embargo, a la vez esto supone un gran desafío adicional en cuanto a manejo del tiempo, al superponerse la agenda personal con la agenda laboral y no estar tajantemente divididos ambos planos de la organización diaria, ya que existe el riesgo de que se produzca un exceso en la “invasión” de actividades laborales en el ámbito familiar o viceversa (personas que no logran desconectarse de su trabajo y reciben llamadas o contestan mails mientras cenan, o progenitores estresados al tener que asistir a reuniones virtuales mientras dividen la atención para poder cuidar a sus hijos).

Algunos consejos:

Lo que se aconseja entonces es la creación de una rutina laboral que refleje ese límite necesario, y nos permita saber cuándo empieza y cuándo termina la jornada laboral (lo cual cuando se asiste al lugar de trabajo implica hacer el trabajo ahí y no llevar cosas a casa, pero en el contexto de teletrabajo supone organizar los tiempos para tratar de evitar la disponibilidad de 24×7, cada vez más posible gracias a las tecnologías que nos acompañan a todos lados).

Como dato adicional, para quienes trabajan desde sus casas también se puede hacer esa división desde lo físico, creando un espacio específico de trabajo que nos permita aislarnos de ruidos y otros distractores.

Además, el utilizar vestimenta específica para esos momentos, quitándonos la ropa de diario o de dormir, ayuda a que nuestro cerebro logre generar esa división a nivel mental.

Un aspecto clave a abordar es nuestra tendencia a perdernos en tareas poco relevantes que roban nuestro tiempo y nos hacen perder de vista lo realmente importante. Como dice el consultor de negocios Peter Drucker, «No hay nada tan inútil como haber hecho con eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto».

La Ley o Principio de Pareto, también conocida como la Regla del 80/20, se usa en lo laboral para explicar que el 20% de lo que hacemos es lo que produce el 80% de nuestros resultados logrados, con lo cual la mejor forma de aprovecharlo es enfocar esfuerzos y concentración en ese 20% de nuestras actividades.

Por ello, es clave que aprendamos a jerarquizar nuestras tareas, establezcamos prioridades, y ejecutemos de acuerdo a ellas.

Una herramienta muy útil para mejorar en este aspecto es la “Matriz de administración del tiempo”, popularizada por Stephen Covey, pero de manera informal también puede servirnos preguntarnos a lo largo de nuestra jornada “¿Qué es lo mejor que podría estar haciendo ahora?”.

A esta pauta general de organización podemos agregar técnicas que nos ayuden a aprender a delegar, a decir que no, a evitar procastinar, y a controlar los “ladrones de tiempo externos” regulando interrupciones y distractores durante nuestra jornada.

El inicio de clases vino a complicar el tema

Con el inicio de clases presenciales todo se complicó aún más ya que con horarios rotativos, días de clases presenciales y otros de clases virtuales, todo parece ser un caos

«Nuevamente las que emergen como competencias vitales en este panorama son la “Flexibilidad” y la “Adaptabilidad”. Darwin, allá por 1859, decía que “Las especies que sobreviven no son las más fuertes, sino aquellas que se adaptan mejor al cambio”, y hoy por hoy vemos más que nunca cómo esa habilidad es fundamental para poder responder a las demandas actuales», completa Jessica Victoria Elliott, Licenciada en Gestión de Recursos Humanos y de Relaciones Públicas e Institucionales de la Universidad Siglo 21 y profesora experta de Academia Identidad Argentina.

«El intentar mantener esquemas rígidos puede aumentar nuestro sufrimiento o niveles de estrés ya que la realidad nos confronta con el cambio permanente. Los horarios rotativos son un ejemplo de esto, ya que nos demandan la flexibilidad cognitiva de organizar nuestras jornadas de forma diferente semana a semana, pero a la vez trabajar la capacidad para encontrar un orden en tanta variabilidad para que nuestro programa no sea totalmente espontáneo o caótico sino que siga una organización, estableciendo constantes dentro de tantas variables. La clave para desarrollar estas competencias tan necesarias está en no pretender volver al mismo escenario en que estábamos antes de que empezase la pandemia, ser capaz de evolucionar, adaptarse y prepararse para lo nuevo de manera fluída», agrega Priscila Victoria Elliott, Licenciada en Psicología por la Universidad Católica de Córdoba y profesora experta de Academia Identidad Argentina.

«Ante todo ello, por un lado tenemos que comprender que hacemos lo que podemos en un contexto particularmente difícil, no ser excesivamente exigentes con nosotros mismos y darnos momentos para sentirnos tristes o cansados. Por otro lado, destinar otra parte de nuestro tiempo a poner en marcha herramientas que mejoren nuestro bienestar psicológico y calidad de vida laboral tratando de entender y aprender a gestionar el estrés que esta situación nos produce», coinciden las profesoras expertas de Academia Identidad Argentina.

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